Im September ist die Stadtverwaltung Schwerin zu ihrem terminoffenen Serviceangebot an Montagen zurückgekehrt. Jetzt zieht der Dezernent für Bürgerservice Silvio Horn eine erste Bilanz: „Wir stellen fest, dass Bürgerinnen und Bürger bereit sind, auch längere Wartezeiten in Kauf zu nehmen, um dringende Angelegenheiten im Bürgerbüro schnell erledigen zu können. Die Publikumsfrequenz bewegte sich im September und Oktober an den Montagen zwischen 277 und 319 Besuchern pro Öffnungstag. Wer Glück hatte, kam schon nach 5 Minuten dran, aber es konnte in Einzelfällen auch eine Stunde und länger dauern. Wir werden das Angebot der terminoffenen Montage beibehalten, wollen es aber gegenwärtig nicht ausweiten“, sagte Silvio Horn.
Menschen, die spontan und kurzentschlossen ihre Angelegenheiten im Stadthaus erledigen möchten oder müssen, können montags von 8 bis 16 Uhr die Dienstleistungen des Fachdienstes Bürgerservice – Bürgerbüro, Dokumentenservice und Standesamt – ohne vorherige Terminvereinbarung in Anspruch nehmen. Die Ausländerbehörde kann aus organisatorischen Gründen weiterhin nur mit vorheriger Terminvereinbarung arbeiten.
Der Regelbetrieb im Bürgerservice der Stadtverwaltung läuft weiterhin überwiegend mit Terminvergabe. „Die Arbeit mit vereinbarten Terminen hat sich in den letzten drei Jahren außerordentlich bewährt. Aufgrund der besseren Planbarkeit können damit die Wartezeiten im Stadthaus weitgehend vermieden werden. Ich spüre eine hohe Akzeptanz sowohl bei unseren Mitarbeiterinnen als auch bei den Bürgern“, berichtet die Leiterin der Fachgruppe Bürgerservice Ramona Klein.
Zwar entlastet das erweiterte Angebot von Online-Diensten im „Digitalen Stadthaus“ oder von zeitunabhängigen Lösungen wie der Dokumentenausgabenbox zur Abholung von Reisepässen die Terminkapazitäten im Bürgerservice. Doch hat sich infolge der Pandemie und des Cyberangriffs vor einem Jahr auch viel Arbeit angestaut.
„Ich rechne es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Bürger- und Dokumentenservice hoch an, dass sie aufgrund der drastisch gestiegenen Terminnachfrage bereit sind, auch außerhalb unserer regulären Öffnungszeiten zusätzliche Servicezeiten anzubieten, damit wir die Burgwelle abbauen und die Wartezeiten verkürzen können“, so Horn.
So werden derzeit im Bürger-Büro zusätzlich zu den regulären Öffnungszeiten für alle Dienstleistungen des Bürger-Büros freitags von 9.00 bis 12.00 Uhr zusätzliche telefonisch buchbare Termine angeboten. Bereits seit Mai 2022 werden im Dokumentenservice immer mittwochs von 9.00 bis 12.00 Uhr zusätzliche telefonisch buchbare Termine bereitgestellt. „Mit diesen Angeboten können wir gezielt dringende Bürgeranliegen erledigen, besondere Einzelfälle kurzfristig klären und Wartezeiten auf einen Termin insgesamt reduzieren“, erklärt Ramona Klein.
Doch auch die Bürgerinnen und Bürger sind gefragt: Leider wird eine Vielzahl gebuchter Termine weder online storniert noch abgesagt. „Dadurch werden Termine blockiert, die wir sonst unverzüglich wieder zur Buchung zur Verfügung stehen könnten! Nutzen Sie bitte die Stornierungsmöglichkeit in der Online-Terminvergabe oder das Postfach buergerbuero@schwerin.de., wenn Sie Termine nicht wahrnehmen können“, so Ramona Klein.